Τηλεδιάσκεψη: Πως πραγματοποιείται με ασφάλεια;

hybrid class=


Τα συστήματα videoconference είναι πλέον απαραίτητα στις περισσότερες εταιρείες και οργανισμούς, ανεξάρτητα του μεγέθους ή του αντικειμένου τους. Η ύπαρξη ενός ποιοτικού συστήματος τηλεδιάσκεψης στο χώρο εργασίας, διευκολύνει την απομακρυσμένη επικοινωνία με συνεργάτες και πελάτες. Οι ψηφιακές συναντήσεις πραγματοποιούνται σε πραγματικό χρόνο, αποτρέποντας παράλληλα την μετάδοση του Covid-19 χωρίς, ωστόσο, να χάνεται η οργάνωση και η αλληλεπίδραση μεταξύ των υπαλλήλων. Παρ’όλο που το videoconference αποτελεί τη καλύτερη λύση στο να μειωθούν οι κοινωνικές αποστάσεις και τα επαγγελματικά ταξίδια, οι χρήστες χρειάζεται να είναι ιδιαίτερα προσεκτικοί στην ασφαλή διεξαγωγή των conference call για αποφυγή κακόβουλων domains και προστασία των προσωπικών δεδομένων.

1. Να είστε ιδιαίτερα προσεκτικοί στην κοινοποίηση του meeting ID

Παρά το γεγονός οτι ενδεχομένως θα επιθυμούσατε να προσελκύσετε όλο και περισσότερα άτομα σε κάποια ψηφιακή συνάντηση ή εκδήλωση, η έκθεση του ID σε κοινωνικά μέσα, δημόσια φόρουμ ή ιστοσελίδες μπορεί να προσελκύσει κακόβουλους χρήστες. Δεν είναι λίγα τα παραδείγματα όπου συμμετέχοντες σε ανοιχτά videoconference έχουν κοινοποιήσει δυσάρεστο περιεχόμενο. Για την αποφυγή τέτοιων καταστάσεων συνίσταται η χρησιμοποίηση ενός μοναδικού ID, το οποίο θα διαμοιραστεί σε επιλεγμένους χρήστες αποτρέποντας με αυτό τον τρόπο τους «ανεπιθύμητους» επισκέπτες.

2. Χρησιμοποιήστε πάντα κωδικό πρόσβασης

Ο οργανωτής της τηλεδιάσκεψης, προκειμένου να διασφαλίσει την ομαλή διεξαγωγή της, χρειάζεται να εφαρμόσει κωδικό πρόσβασης μεταξύ του συντονιστή και του συμμετέχοντα (εάν υπάρχει διαθέσιμη επιλογή στην πλατφόρμα). Οι κωδικοί πρόσβασης των συμμετεχόντων προσθέτουν ένα επιπλέον επίπεδο ασφαλείας, επιτρέποντας μόνο σε αυτούς με τον σωστό κωδικό να συμμετάσχουν στο conference call. Για την εφαρμογή «Zoom», για παράδειγμα, η προστασία των διασκέψεων και/ή ο έλεγχος των συμμετεχόντων γίνεται με τη βοήθεια της δυνατότητας «Waiting Room».

3. Γνωρίστε την πολιτική απορρήτου δεδομένων του παρόχου

Παρόλο που μπορεί να είναι κουραστικό να διαβάσετε τα “ψιλά γράμματα” σχετικά με το απόρρητο των δεδομένων, δεν θα θέλατε να θέσετε σε κίνδυνο την επιχείρηση ή τους υπαλλήλους σας. Οι περισσότερες πλατφόρμες (Skype for Business, WebEx, Zoom) συλλέγουν και αποθηκεύουν ορισμένα δεδομένα όταν επισκέπτεστε, εγγράφεστε ή χρησιμοποιείτε τους διαδικτυακούς τόπους. Ζητήστε τη συμβουλή του νομικού σας για οποιαδήποτε διατύπωση πολιτικής που δεν σας είναι ξεκάθαρη.

4. Παρακολουθήστε τους συμμετέχοντες καθ’όλη την διάρκεια της τηλεδιάσκεψης

Οι διοργανωτές (hosts) των conference call έχουν τη δυνατότητα να παρακολουθούν με διάφορους τρόπους ποιοί συμμετέχουν στις συναντήσεις, ανάλογα με την πλατφόρμα που χρησιμοποιούν. Οι περισσότερες πλατφόρμες επιτρέπουν στον οργανωτή του conference call να ορίσει μια ηχητική ειδοποίηση που ανακοινώνει την είσοδο νέων συμμετεχόντων. Άλλες εμφανίζουν ένδειξη εισόδου και εξόδου στην οθόνη του υπολογιστή, με τα ονόματα των συμμετεχόντων στην οθόνη. Ο διοργανωτής θα πρέπει, επίσης, να δει την λίστα όσων συμμετέχουν στο videoconference και να επαληθεύσει τα ονόματα. Εάν στη λίστα παρουσιάζονται άγνωστα ή ανώνυμα ονόματα, ο διοργανωτής θα πρέπει να τους ζητήσει να επιβεβαιώσουν την ταυτότητά τους μέσω φωνής ή συνομιλίας.


 Technologia twitterTechnologia facebookTechnologia youtubeTechnologia linkedinTechnologia instagram

 ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΑ ΓΙΑ ΤΟ ΜΕΛΛΟΝ

 

Μόνιτρος- Τεχνολογική Συστημάτων
Βιντεοπροβολείς - Τεχνολογική Συστημάτων
Συστήματα ήχου - Τεχνολογική Συστημάτων

Τεχνολογική Συστημάτων Α.Ε.

Πιστοποιημένη κατά ISO

Ακολουθήστε μας

Technologia twitterTechnologia facebookTechnologia youtubeTechnologia linkedinTechnologia instagram